PLING! You’ve got mail!!11!

„Ich rufe an, um zu fragen, warum du auf die Chat-Nachricht nicht reagierst, in der ich nachgefragt habe, ob du die E-Mail schon gelesen hast, die ich vor 5 Minuten geschickt habe.“

Leicht überspitzt, aber ich glaube das kennen einige. Die ständige Erreichbarkeit und nahezu verzögerungsfreies Reagieren wird von vielen Menschen als selbstverständlich angesehen. Asynchrone Kommunikationswege werden wie Live-Chats benutzt. Hinzu kommen unnötige Nachrichten, wie

„OK!“

Die gleichen Menschen klagen auch über ihre ungeheuere Workload und dass sie zu nichts mehr kommen. Ganz leise im Hintergrund hört man die Klänge der Mitteilungen, die den Eingang neuer Nachrichten auf irgendeinem Kanal angekündigt hat. Zack, schnell in den Mail-Client wechseln. Könnte ja eine wichtige Nachricht sein. Ah, eine WhatsApp. Und im Chat blinkt es auch so schön – vier neue Nachrichten. Stimmt, ich verstehe auch nicht, wieso man zu nichts mehr kommt.

So war das bei mir auch einmal. Bis ich es nach und nach angepasst habe:

  • Mein Mail-Client zeigt weder Benachrichtigungen an, noch spielt er Töne.
  • Chat-Clients zeigen nur an, wenn ich direkt angeschrieben wurde, das aber nur unaufgeregt in der Menüleiste
  • Benachrichtigungstöne sind generell ausgeschaltet.

Mails bearbeite ich nur dann, wenn zwischen den Tätigkeiten mal Luft ist oder ich mir eine kleine Pause gönne. Im Chat mache ich es ähnlich, aber aufgrund der synchronen Kommunikationsart öfter, als bei E-Mails. Anrufe nehme ich immer an.

Bisher habe ich von Methoden wie Yesterbox abgesehen, da die Anzahl der Mails bei mir glücklicherweise noch überschaubar ist. Lediglich einen „CC“-Ordner und einen „Needs Reply“-Ordner gibt es bei mir. Mails, bei denen ich CC bin, bleiben länger ungelesen als direkt Adressierte. „Needs Reply“ sammelt Mails, auf die ich antworten muss (sollte), ich mir aber mehr Zeit nehmen möchte – oder das gelesene erst mal verdauen möchte. Denn:

„email is a task list that’s created for you by someone else.“

Chris Sacca

Wenn man sich neu strukturiert und es irgendwann alle verstanden haben, dass man sie nicht ignoriert, sondern sich mehr Zeit nimmt für das Anliegen, findet man plötzlich selbst wieder Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Photo by Brad Neathery on Unsplash

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